L’evoluzione dei software di gestione HR: Comprendere HRIS, HRMS, HCM, HXM

La società moderna unita alle innovazioni tecnologiche stanno ridefinendo il nostro mondo, trasformando il modo in cui viviamo e lavoriamo. Ma come possono le aziende stare al passo in questo ambiente in continuo cambiamento? La risposta è chiara: affidare alle risorse umane un ruolo strategico essenziale.

Nel contesto di una forza lavoro sempre più mobile, globale e diversificata, i team HR devono non solo ottimizzare le risorse umane, ma anche pianificare cambiamenti organizzativi futuri, rendere l’esperienza dei dipendenti coinvolgente e supportare decisioni aziendali più rapide e intelligenti.

È proprio in questo contesto sempre più dinamico che entrano in gioco i sistemi software per una gestione avanzata delle Risorse Umane. Questo tipo di soluzioni non solo semplificano il flusso di lavoro, ottimizzando i processi e migliorando l’efficienza operativa, ma offrono anche insight preziosi sulle dinamiche lavorative, giocando inoltre un ruolo cruciale nell’abbandono delle inefficienze, della carta e dell’uso spropositato di dati destrutturati o complessi file Excel.

Il presente articolo esamina le differenze chiave tra diversi tipi di sistemi HR, tra cui HRMS (Human Resource Management System), HRIS (Human Resource Information System), HCM (Human Capital Management) e HXM (Human Experience Management).

Forniremo una panoramica su HRMS, illustrando come queste piattaforme software supportano l’amministrazione, la gestione delle prestazioni e il reclutamento.

Esploreremo l’importanza degli HRIS nel fornire un sistema consolidato per le informazioni relative ai dipendenti, la rilevanza degli HCM systems nell’amplificare la strategia di gestione del capitale umano e i passi da affrontare per l’adozione di una nuova piattaforma HR attraverso i principi dell’HXM, che enfatizza l’esperienza dei dipendenti a tutto tondo. Questo confronto mira a guidare le organizzazioni nella scelta della soluzione più adatta alle loro esigenze specifiche, spingendo verso l’adozione di software HR management innovativi.

Non perdere l’occasione di scoprire come puoi sfruttare al meglio queste tecnologie per il successo della tua azienda e abbandonare definitivamente carta e complessi file excel, risparmiando decine di ore lavorative e garantendo una gestione più agile e conforme alle normative vigenti, come il GDPR.!

HRIS: Sistema Informativo delle Risorse Umane (Human Resource Information System)

Il Sistema Informativo delle Risorse Umane (HRIS) è tradizionalmente considerato il cuore dei processi amministrativi HR. Si tratta di una soluzione tecnologica che raccoglie e organizza le informazioni sui dipendenti, come dati anagrafici, storici di carriera, informazioni salariali e benefit. L’HRIS è essenzialmente un database robusto che permette alle aziende di gestire efficientemente i dati di base del personale, riducendo la necessità di documentazione cartacea e migliorando l’accesso alle informazioni critiche, questo porta ad un risparmio significativo di tempo e costi grazie alla riduzione del data entry manuale e alla centralizzazione delle informazioni in un unico sistema.

Le principali funzionalità di un HRIS includono:

• Gestione dei dati dei dipendenti: Archiviazione e gestione di informazioni dettagliate sui dipendenti, come dati anagrafici, carriera, formazione, ecc..
• Gestione delle presenze e delle assenze: Monitoraggio e registrazione delle presenze, assenze, ferie e permessi del personale.
• Gestione del ciclo delle retribuzioni: Calcolo ed elaborazione delle buste paga, gestione dei benefit e delle detrazioni per tasse e benefici.
• Monitoraggio del Personale: gestione di una directory dei dipendenti online che include informazioni di contatto, dettagli sulla posizione e informazioni personali.
• Self Service per i Dipendenti: possibilità di gestire autonomamente i propri dati personali, iscriversi ai benefit e controllare i saldi di competenza. Questo non solo aumenta l’efficienza dei processi, ma favorisce anche una cultura del lavoro più impegnata e responsabile.
• Reportistica e analisi: generazione di report e dashboard per analizzare i dati delle risorse umane e supportare le decisioni strategiche.
• Automazione dei processi: Automatizzazione di attività ripetitive e manuali, come l’approvazione delle richieste di ferie.

HRMS: Sistema di Gestione delle Risorse Umane (Human Resource Management System)

Il Sistema di Gestione delle Risorse Umane (HRMS) è un software progettato per gestire tutte le informazioni relative alle risorse umane all’interno di un’organizzazione ampliando le funzionalità dell’HRIS, integrando moduli per la gestione di processi più complessi come il reclutamento, l’onboarding, la pianificazione delle buste paga, la gestione delle note spese, la rendicontazione delle attività nei cosiddetti timesheet o rapportini di lavoro, la valutazione delle prestazioni e la formazione. Un HRMS fornisce strumenti per automatizzare e semplificare questi processi, permettendo ai team HR di essere più efficienti e focalizzati su attività strategiche, rendendo le informazioni più accessibili e utili nel processo decisionale.

Le principali funzionalità di un HRMS includono:

• Funzionalità HRIS
• Digitalizzazione e automazione di processi: Procedure che erano precedentemente gestite manualmente vengono automatizzate riducendo così gli errori umani e il tempo speso in attività ripetitive (ad esempio digitalizzazione dematerializzazione delle note spese, rimborsi chilometrici, timesheet).
• Gestione del reclutamento e dell’onboarding: Supporto ai processi di selezione, assunzione e integrazione dei nuovi dipendenti in azienda.
• Gestione delle prestazioni: Valutazione e monitoraggio delle performance individuali e di team, con funzionalità di feedback continuo.
• Gestione della formazione e dello sviluppo: Pianificazione e tracciamento delle attività formative per i dipendenti.

HCM: Gestione del Capitale Umano (Human Capital Management)

La gestione del capitale umano (HCM), rappresenta l’evoluzione più avanzata dei sistemi HR. Oltre a integrare tutte le funzionalità dell’HRIS e dell’HRMS, si concentra sulle strategie e pratiche per valorizzare i dipendenti, considerandoli risorse fondamentali per il successo aziendale. I software HCM offrono una piattaforma integrata composta solitamente da una suite di applicazioni cloud based, che gestisce l’intero percorso del dipendente, dall’assunzione alla crescita professionale, fino alla pianificazione della successione. Questi sistemi permettono di trattare i dipendenti non solo come costi, ma come investimenti chiave che possono generare valore significativo per l’organizzazione.

Queste soluzioni incorporano spesso assistenti digitali, intelligenza artificiale e altri strumenti avanzati che consentono sia a dipendenti e/o collaboratori che ai team HR di partecipare attivamente alla gestione aziendale condividendo informazioni in tempo reale. Le suite HCM non si limitano a gestire i dati e i processi, ma punta a ottimizzare il valore dei dipendenti come risorsa strategica per l’azienda.

Le principali funzionalità chiave di una piattaforma HCM (Human Capital Management) includono:

• Funzionalità HRIS e HRMS
• Gestione dell’esperienza dei dipendenti: Monitoraggio e personalizzazione dell’esperienza lavorativa di ogni dipendente, dalla candidatura all’assunzione, al giorno in cui lascia l’azienda.
• Gestione del talento e delle competenze: Pianificazione della carriera, sviluppo delle competenze e gestione delle assunzioni, matrice e certificazione delle competenze.
• Integrazione con altri sistemi: Integrazione con altri sistemi aziendali per garantire una sinergia efficace tra diverse funzioni organizzative (ad esempio integrazione a gestionali aziendali).
• Assistenti digitali e chatbot dotati di AI generativa: Assistenti digitali intelligenti in grado di offrire un supporto immediato e rispondere alle domande più frequenti.
• Intelligenza artificiale: Machine learning per l’automazione del data entry, ad esempio, per la memorizzazione dei dati partendo da immagini e scansioni.
• Scalabilità e supporto: Scalabilità della piattaforma e supporto per le future esigenze aziendali.
• Sicurezza e protezione dei dati: Protezione dei dati sensibili dei dipendenti e garantire la sicurezza delle informazioni, gestione documentale e conservazione sostitutiva a norma di legge.

HXM: Gestione dell’esperienza Umana (Human Experience Management)

L’Human Experience Management (HXM) rappresenta l’evoluzione dell’ Human Capital Management (HCM) riportando le persone al “centro del villaggio”. Mentre i sistemi tradizionali si concentrano sulla gestione delle risorse umane, l’HXM adotta un approccio più ampio e olistico, ponendo l’accento sull’esperienza dei dipendenti che devono essere apprezzati e valorizzate come persone e non solo come parti di una macchina aziendale. L’biettivo è Comprendere, Anticipare e Ascoltare le esigenze e le aspettative di ogni individuo.

Questo approccio si basa sulla comprensione delle aspettative individuali e mira a personalizzare l’esperienza lavorativa per migliorare il coinvolgimento e la produttività, considerando aspetti come la soddisfazione, il benessere, l’engagement e lo sviluppo personale e professionale.

Quando i dipendenti sono coinvolti, supportati, soddisfatti e trattati come esseri umani, sono molto più produttivi e molto meno inclini a lasciare l’azienda. Questo non solo contribuisce a migliorare le prestazioni aziendali, ma aiuta anche ad attrarre nuovi candidati e a consolidare il brand dell’organizzazione sul mercato.

Ogni dipendente possiede la propria “energia discrezionale”: energia che sceglie di utilizzare sul lavoro poco o molto. I dipendenti coinvolti solitamente ne hanno di più, mentre quelli non coinvolti ne hanno meno.

Per aumentare l’energia discrezionale occorre offrire esperienze lavorative eccellenti e incentrate sull’essere umano. Quando le organizzazioni soddisfano le aspettative di esperienza dei dipendenti (dalla retribuzione, al benessere, al coinvolgimento, all’equilibrio vita lavoro, alla meritocrazia, alle opportunità di sviluppo), è molto più probabile che questi ultimi si impegnino al massimo quando necessario.

HCM versus HXM

HCM: Focus sui dati operativi (salari, formazione, bonus, turnover, reclutamento, etc.), con lo scopo di raggiugere gli obiettivi aziendali, monitorando quello che accade giorno dopo giorno, trascurando le esigenze, aspettative, emozioni, empowerment e cultura dei dipendenti.

HXM: Oltre alla parte operativa, il focus è sui dati derivanti dall’esperienza utente, con lo scopo di massimizzare l’esperienza utente all’interno di un ambiente di lavoro sicuro e produttivo, chiedendosi cosa sta accadendo e perché sta accadendo, e come migliorare in futuro.

Le principali funzionalità chiave di una piattaforma HXM includono:

• Funzionalità HRIS, HRMS, HCM
• Esperienze personalizzate: Risponde alle esigenze e aspirazioni individuali dei dipendenti, prevedendo per esempio politiche di welfare, piani di crescita personalizzati, offrendo ai dipendenti opportunità di crescita su misura che allineano le loro aspirazioni con gli obiettivi aziendali
• Benessere e soddisfazione: Promuove un ambiente in cui i dipendenti si sentono apprezzati e supportati.
• Empowerment: Fornisce strumenti e risorse per migliorare la motivazione e il coinvolgimento. Utilizzo di tecnologie come Voice of the Employee (VoE) per raccogliere feedback e sentimenti dei dipendenti, migliorando l’engagement e la produttività.
• Cultura aziendale: Favorisce una cultura inclusiva e positiva, valorizzando la diversità e promuovendo un senso di appartenenza.

Conclusioni

L’evoluzione dei sistemi HR dall’utilizzo di carta e fogli di calcolo a soluzioni software avanzate come HRMS, HRIS, HCM e HXM ha segnato un’epoca significativa nella gestione delle risorse umane, focalizzando l’attenzione sull’importanza di adottare sistemi digitali che migliorano l’efficienza operativa e l’esperienza dei dipendenti. Questa transizione non solo amplifica la capacità delle aziende di gestire il capitale umano in modo più strategico, ma sottolinea anche come l’abbandono delle inefficienze e la digitalizzazione dei processi possano portare a una gestione HR più agile e conformi alle normative vigenti, segnando un progresso significativo verso pratiche lavorative più moderne ed efficienti.

Come è possibile intuire, HRIS, HRMS, HCM, HXM sono acronimi che si riferiscono a sistemi di gestione delle risorse umane, ma differiscono nell’approccio e nella portata.

Ecco una breve descrizione delle principali differenze tra HRIS, HRMS, HCM e HXM:

Portata e Approccio:

• HRIS: Si concentra sulla gestione e automazione dei processi HR di base, migliorando l’efficienza operativa e la comunicazione tra dipendenti e responsabili HR.
• HRMS: Integra il software HRIS con funzionalità avanzate per la gestione dei talenti, offrendo una soluzione più completa per la gestione efficiente e integrata dei processi HR.
• HCM: Adotta un approccio strategico per valorizzare il capitale umano, gestendo l’intero ciclo di vita dei dipendenti e supportando la crescita e la trasformazione aziendale.
• HXM: Affianca alla gestione operativa, un approccio olistico con lo scopo di massimizzare l’esperienza utente per migliorare il coinvolgimento e la produttività generale.

Funzionalità:

• HRIS: Include la gestione dei dati dei dipendenti, presenze, retribuzioni e benefit, automatizzando i processi HR di base.
• HRMS: Oltre alle funzionalità HRIS, gestisce le assenze e le presenze, la pianificazione HR e la gestione avanzata dei talenti, come le prestazioni e la successione.
• HCM: Comprende tutte le funzionalità di HRIS e HRMS, ma si estende ulteriormente per integrare strategie avanzate di talent management, analisi predittiva e data-driven, miglioramento continuo dell’esperienza dei dipendenti e strumenti di collaborazione e condivisione delle informazioni. Inoltre, l’HCM supporta la trasformazione organizzativa, gestendo il cambiamento e facilitando le iniziative strategiche aziendali.
• HXM: Gestione operativa e funzioni come il feedback continuo, la gestione del welfare, piani di crescita personalizzati, per migliorare aspetti come la soddisfazione, il benessere, l’engagement e lo sviluppo personale e professionale.

Obiettivi:

• HRIS: Migliorare l’efficienza operativa e l’automazione dei processi HR di base.
• HRMS: Gestire i processi HR in modo più efficiente e integrato, con un focus aggiuntivo sulla gestione dei talenti.
• HCM: Valorizzare il capitale umano dell’azienda, migliorando la produttività e l’engagement dei dipendenti, supportando la crescita strategica.
• HXM: Massimizzare l’esperienza dei dipendenti arrivando al miglioramento della produttività generale, valorizzando al massimo il potenziale di ciascun individuo.

Perché Adottare un Sistema HCM ed affiancare approcci legati all’XHM?

L’adozione di un sistema HCM può trasformare radicalmente il modo in cui le aziende gestiscono le proprie risorse umane. Implementando approcci HXM, le organizzazioni creano un ambiente che soddisfa le esigenze operative e ispira i dipendenti a dare il massimo, contribuendo al successo complessivo.

Ecco alcuni dei benefici principali affiancando HCM e XHM:

• Miglioramento dell’efficienza: Automatizzando processi complessi e ripetitivi, le aziende possono ridurre gli errori e liberare tempo prezioso per attività strategiche.
• Decisioni basate sui dati: Le funzionalità di analisi avanzata forniscono insights utili per prendere decisioni informate riguardo alla gestione del personale.
• Sviluppo del talento: Un sistema HCM facilita il riconoscimento e lo sviluppo dei talenti interni, promuovendo la crescita professionale e la soddisfazione dei dipendenti.
• Strategia a lungo termine: La gestione del turn over e la pianificazione della forza lavoro aiutano a prepararsi per il futuro, garantendo la continuità operativa e la crescita sostenibile.
• Gestione strategica del capitale umano: Un sistema HCM consente alle aziende di adottare un approccio più strategico alla gestione delle risorse umane, andando oltre la semplice automazione dei processi HR di base. Permette di allineare la gestione del personale agli obiettivi di business, valorizzando il capitale umano come asset strategico.
• Processi HR più efficienti: L’automazione e l’integrazione dei processi HR di base (come gestione delle presenze, retribuzioni, onboarding) aumentano l’efficienza operativa. I team HR possono così concentrarsi su attività a maggior valore aggiunto.
• Intelligenza artificiale: Chatbot e assistenti digitali intelligenti, Machine learning per l’automazione del data entry, ad esempio, per la memorizzazione dei dati partendo da immagini e scansioni, digitalizzazione e dematerializzazione del cartaceo.
• Analisi e reporting avanzati: I sistemi HCM offrono funzionalità di reportistica e analisi avanzate sui dati delle risorse umane. Ciò consente di prendere decisioni più informate e strategiche sulla forza lavoro.
• Scalabilità e flessibilità: Le soluzioni HCM cloud sono scalabili e flessibili, in grado di adattarsi alle esigenze in evoluzione dell’azienda. Facilitano l’espansione geografica e l’integrazione con altri sistemi aziendali.
• Gestione delle competenze: Identificazione e sviluppo delle competenze necessarie per presente e il futuro.
• Miglioramento dell’esperienza dei dipendenti: Le funzionalità HXM, come la gestione dell’esperienza dei dipendenti e gli strumenti di feedback, aiutano a migliorare il coinvolgimento e la soddisfazione del personale. Ciò si traduce in una maggiore produttività, retention e attrattività per i talenti.
• Gestione della flessibilità e attenzione spostata sugli obiettivi: E’ essenziale dotarsi di strumenti capaci di gestire le nuove modalità lavorative, supportando la propria forza lavoro anche a distanza e assicurandosi di aver strumenti in grado di misurare la qualità del lavoro svolto in maniera obiettiva.

In conclusione, mentre HRIS e HRMS offrono soluzioni solide per la gestione delle informazioni e dei processi HR, i sistemi HCM consentono una gestione più completa e innovativa, l’HXM riporta finalmente al centro le persone, assecondando i notevoli cambiamenti in atto nel mondo del lavoro.

Questi sistemi non solo migliorano l’efficienza operativa, ma trasformano anche la gestione delle risorse umane in una funzione strategica, capace di guidare il successo dell’azienda.

Le soluzioni HXM, come LaborLumen, integrano tecnologie avanzate quali intelligenza artificiale e analisi predittiva per offrire un supporto proattivo e personalizzato a tutti i livelli dell’organizzazione.

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